Voor velen is het surfen op internet of het lezen van de zaterdagedities van dagbladen de meest voor de hand liggende manier om er achter te komen dat een organisatie mensen zoekt. Om er vervolgens, na gesolliciteerd te hebben, ook achter te komen dat meer mensen op dat zelfde idee zijn gekomen en dat ze één van de vele sollicitanten zijn.

Hoe kun je dit voorkomen? Onder andere door te weten hoe het ontstaan van een vacature werkt en de kansen die die geboorte biedt om vroegtijdig bij een vacaturehouder bekend te raken. En dus je concurrentie voor te zijn…

De ‘geboorte’ van een vacature begint bij de directeur die bijvoorbeeld tijdens het sporten besluit nu eindelijk die extra formatieplaats in te gaan vullen of bij die collega die hoort dat hij is aangenomen bij een andere werkgever. De kans is groot dat beide personen diezelfde avond of datzelfde weekend over hun beslissing praten met mensen die dichtbij ze staan. Zo zullen partner, familie, vrienden en sportmaatjes van de baanvinder een enthousiast verhaal horen over zijn overstap naar een nieuwe werkgever en zal de directeur zijn aanstaande zoektocht naar een nieuwe kracht eveneens delen met bekenden en sportvrienden.

Dit betekent dat er al redelijk wat mensen weet hebben van de vacature, ook al is ie nog maar een paar uur oud!

De volgende stap is dat de collega en de directeur in de eigen organisatie hun beslissing bekend maken. Dus het eigen team en collega’s, omringende afdelingen, het management etc. weten op dat moment eveneens van het bestaan van een nieuwe vacature af. En al deze mensen hebben op hun beurt ook weer partners, vrienden, familieleden en ga zo maar door. Bedenk dus dat binnen een aantal dagen honderd tot tweehonderd mensen op de hoogte zijn van de nieuwe vacature. Denken ze op dat moment aan je? Weten ze je te vinden? Wees je er dus van bewust dat degenen die NU het werk doen dat jij wilt doen, het eerst weten dat er een nieuwe collega gezocht wordt…

Gemiddeld genomen duurt het drie tot vier maanden voordat een opengevallen plek is opgevuld met een nieuwe collega. Een manager zal er dan ook snel werk van willen maken de ontstane vacature intern bekend te maken; door P&O te betrekken bij het opstellen van een vacatureprofiel, de vacature op intranet of interne publicatieborden te plaatsen en veelal twee tot drie weken de tijd te nemen interne sollicitanten te screenen. Zorg ervoor dat je op dat moment bekend bent bij de vacaturehouder, zijn team of P&O!

Als de vacature dan nog niet is ingevuld, wordt ie extern bekend gemaakt. Een vacaturehouder heeft daartoe verschillende mogelijkheden, zoals een personeelsadvertentie in dagbladen of vakbladen, de eigen website, vacaturesites of via intermediairs zoals werving- en selectiebureaus en uitzendbureaus. Nagenoeg al deze mogelijkheden kosten geld; geld wat organisaties liever elders willen investeren. Zo kost een personeelsadvertentie in een landelijk dagblad al gauw  € 5.000,–.

Op dit moment, als de vacature al enkele weken oud is, solliciteert iedereen die de advertentie voor het eerst ziet en geïnteresseerd is. Voor honderden mensen is dit een nieuwe vacature waar in grote getale op gereageerd wordt. En dat terwijl het wervingsproces al enkele weken bezig is…!

Het meest ideale scenario voor een werkgever is om tegen zo laag mogelijke kosten, zo snel mogelijk aan de zo best mogelijk passende kracht te komen. Door van deze wetenschap slim gebruik te maken en de (netwerk)kansen die de levensloop van een vacature met zich meebrengt, in te gaan zetten, maak je je kansen op het vinden van een leuke nieuwe plek zo groot mogelijk!